Molto spesso durante gli Audit in azienda mi viene chiesto se la Formazione del Personale incaricato a trattare dati è obbligatoria, con l’intento -spesso neppure tanto celato -di fare formazione solo se imposta per legge.
Per il GDPR ogni organizzazione che tratta dati personali deve assicurare che i propri dipendenti e collaboratori ricevano un’adeguata formazione in materia di protezione dei dati.
Dunque la formazione privacy di dipendenti e collaboratori è un obbligo a carico dell’imprenditore perché previsto esplicitamente dalla normativa.
L’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali ha suggerito di pianificare le attività di formazione distinguendo percorsi formativi di base, per apicali e specialisti.
La formazione base, destinata a tutti i dipendenti e ai collaboratori incaricati o meglio, autorizzati a gestire informazioni personali, deve avere come obiettivo quello di fornire precise indicazioni su come trattare i dati, su quali precauzioni di sicurezza adottare e su come interpretare alcune anomalie provenienti dalla pratica quotidiana.
La formazione per figure apicali sarà destinata a dirigenti, quadri, responsabili di settore e coordinatori di team perché potrebbero ricoprire compiti specifici e quindi dover svolgere trattamenti particolari di dati personali.
Fondamentale inoltre la formazione in tema di cybersecurity: è infatti necessario aggiornare e adattare i programmi di formazione in base ai cambiamenti tecnologici, giuridici e organizzativi, così da garantire che il personale sia sempre informato sulle nuove minacce in materia di protezione dei dati e di cyberattacchi contro reti e sistemi informatici dell’azienda.
Ma ancor prima di un obbligo la formazione è un elemento essenziale se solo si considera che:
– la normativa GDPR è complessa e impone alle aziende specifici obblighi basati su principi come liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza. La formazione aiuta i dipendenti a comprendere questi principi e ad applicarli correttamente nel loro lavoro quotidiano.
- gli errori umani rappresentano una delle principali cause di violazione dei dati personali. La formazione permette di ridurre il rischio che errori comuni, come l’invio di dati sensibili a destinatari errati o l’accesso non autorizzato ai dati, compromettano la sicurezza dell’organo
- la compliance legale permette di ridurre il rischio di sanzioni, contribuendo in questo modo a proteggere la reputazione dell’azienda.
-la formazione serve a far comprendere ai dipendenti che la protezione dei dati non è una responsabilità esclusiva dei team legali o informatici, ma di tutto il personale che gestisce dati personali. Sentirsi responsabilizzati incoraggia un comportamento più attento e proattivo nella tutela dei dati.
- con un’adeguata formazione, i dipendenti imparano a identificare tempestivamente le minacce e le potenziali violazioni.
La mancata formazione può esporre le organizzazioni a molteplici e sanzioni amministrative significative, oltre che a danni reputazionali. In caso di violazione dei dati, la dimostrazione di una formazione adeguata può mitigare le conseguenze e dimostrare la diligenza dell’organizzazione.
Quindi, nel rispetto del principio di responsabilizzazione o accountability, l’obbligo di formazione è fondamentale per garantire un’efficace gestione dei dati personali, ridurre il rischio di incidenti di sicurezza e soddisfare i requisiti legali del GDPR.
Avv. Annalisa Barbaglia
