Software per la gestione documentale e dei processi aziendali

Arxivar NEXT è il software di gestione documentale della tua azienda che permette di gestire tutte le informazioni in sicurezza ed in modo facile: integra le funzioni di gestione documentale, conservazione a norma e gestione dei processi aziendali tramite workflow.

ARXivar NEXT, nuova release di ARXivar, che coniuga le funzionalità di gestione dei processi e delle informazioni alle caratteristiche dei più attuali tools di collaboration, mobile working e customer experience.

ARXivar NEXT Software Gestione Documentale
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Listino prezzi

ARXivar NEXT a partire da €100/mese per il modulo base che include la digitalizzazione sino a 5.000 Documenti annui, 5 Work Flow e comprensivo del contratto Assurance per il rilascio delle nuove release.

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Opinioni

La piattaforma ARXivar è adatta alle aziende di tutte le dimensioni e può essere sfruttata in qualsiasi contesto di prodotto e area commerciale.
Leader di mercato in Italia, la piattaforma ARXivar è utilizzata da oltre 4000 aziende nel settore retail, manifatturiero, logistica, automotive, alimentare e da oltre 60.000 clienti per i servizi in outsourcing IX.

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Manuale

Verrà rilasciato al cliente un manuale personalizzato in base ai processi che vorrà gestire tramite la piattaforma ARXivar.
Potrà essere anche stipulato un contratto annuale di Help Desk che prevede di aprire Ticket per essere richiamati da un nostro esperto al fine di risolvere eventuali problematiche che potrebbero sorgere.

COSA PUOI FARE CON ARXIVAR?

Gestione documentale

Un sistema di gestione documentale per essere sicuro ed efficiente deve avere specifiche procedure in grado di governare in modo efficace ogni singolo evento che coinvolge la vita del documento.
La gestione documentale digitalizza i processi gestendo l’intero ciclo di vita del documento in modo organizzato migliorando così l’efficienza delle aziende. 

Le caratteristiche di una piattaforma per la gestione documentale efficiente sono quelle di ARXivar:

Integrazione

Integrazione con i sistemi utilizzati in azienda

Accessibilità

Accesso alle informazioni da qualsiasi luogo e con qualsiasi device utilizzato

Sicurezza

Alti standard di criptazione dei dati per un sistema doumentale affidabile

Workflow

Sistemi automatici per gestire tutti gli step del ciclo di vita di un documento

Condivisione

Attraverso dei livelli di accesso le informazioni vengono condivise e controllate

Conservazione

Il documento viene conservato in formato digitale per preservare il valore probatorio

Fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica in tre step pratici:

Creare la fattura

Una fattura elettronica conforme deve essere emessa da un software in grado di creare un file XML che certifichi tramite la firma, l’integrità del contenuto. Molti gestionali hanno già integrato questa funzionalità consentendo una gestione full digital dei processi di vendita e acquisto.

Trasmettere la fattura

IX-FE è il servizio di fatturazione elettronica, accreditato SdI, che gestisce tutte le fasi di invio e ricezione delle fatture elettroniche da/verso aziende private e la Pubblica Amministrazione. Permette di archiviare le fatture XML in un’unica piattaforma integrabile ai gestionali, ricevere le fatture XML ed inviare le notifiche di accettazione/rifiuto, ricercare e consultare le fatture emesse (corredate da messaggi e notifiche del SdI da qualsiasi device mobile) portare le fatture in conservazione a norma tramite. Infine può essere integrato con ARXivar per una gestione full digital dei processi aziendali di ciclo attivo e passivo.

Conservare la fattura

La conservazione digitale delle fatture elettroniche può essere effettuata avvalendosi dei servizi dell’Agenzia delle Entrate o affidandosi ai servizi di soggetti terzi, accreditati come conservatori presso l’AgID (l’Agenzia per l’Italia Digitale) che offrono adeguate garanzie organizzative e tecnologiche.

Firma elettronica

ARX-eSigN è la soluzione di firma elettronica che permette di semplificare la gestione dei contratti e dei relativi documenti da firmare sia all’interno dell’azienda, sia verso l’esterno, in completa sicurezza, da qualsiasi dispositivo e con pieno valore legale.

E’ una firma che garantisce sicurezza ed integrità del documento con un livello base di autenticazione del firmatario.

ESEMPI DI UTILIZZO

Firma di un DDT
Sigla di presa visione

E’ una firma generata con strumenti che consentono di dimostrare l’integrità del documento e l’identità del firmatario e ha elevata validità probatoria.

ESEMPI DI UTILIZZO

Preventivi
Documenti clinici
Contratti di compravendita

Forma più avanzata di firma: utilizza un certificato qualificato con pieno valore legale che certifica sia l’originalità sia l’integrità dei documenti firmati; necessita di un dispositivo idoneo

ESEMPI DI UTILIZZO

Verbali
Fatturazione elettronica

Vantaggi

  • Monitoraggio di ogni singola fase del processo di firma grazie a dashboard dinamiche e avanzati strumenti di reportistica
  • Conservazione a norma (obbligatoria) certificata con Accreditamento AgID ed integrata nativamente
  • Possibilità di inviare documenti da firmare digitalmente anche ad utenti esterni, senza credenziali né certificato di firma
  • Riduzione significativa dei tempi di gestione dell’ iter approvativo dei documenti
  • Massima personalizzazione del processo di firma grazie al modellatore grafico di processi Arxivar Workflow

Conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva assegna al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore: con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale si garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici.

Quali sono i benefici del passaggio alla conservazione sostitutiva?

  • Portabilità archivio
  • Semplificazioni ed eliminazioni di vincoli durante le fasi di esibizione al pubblico ufficiale
  • Reperimento immediato di documenti e informazioni
  • Costi (diretti e indiretti) sui processi operativi
  • Spazi dedicati allo stoccaggio e all’archivio dei documenti
  • Risorse dedicate alla gestione e alle attività relative ai documenti
  • La fatturazione elettronica richiede la conservazione digitale
  • Tassello fondamentale per la dematerializzazione
  • Non è richiesta la stampa del documento in alcuna fase

ARXivar propone sia soluzioni di conservazione sostitutiva accreditate AGID in house (ovvero su sistemi informativi interni all’azienda) sia un servizio di outsourcing.

Conservazione IN HOUSE
Per aziende che decidono di creare il proprio sistema di conservazione su server aziendali identificando le figure aziendali ovvero i responsabili della conservazione che devono obbligatoriamenti segure dei corsi.
ARXivar permette di avviare un progetto di conservazione elettronica in house, semplificando la gestione e il monitoraggio dell’intero processo. I documenti archiviati, firmati digitalmente e completi dei propri metadati, compongono un pacchetto informativo che viene inviato al sistema di conservazione, secondo un formato predefinito e concordato. Periodicamente saranno creati i Pacchetti di Archiviazione (PdA).
Mettiamo inoltre a disposizione per i responsabili della conservzione i corsi necessari.

Conservazione IN OUTSOURCING
Per le aziende che desiderano demandare l’intero processo di conservazione elettronica a norma a un fornitore di soluzioni certificate, snellendo gli archivi interni e sollevandosi da ogni responsabilità.
La soluzione IX-CE è un servizio web che si occupa di tutte le fasi del processo di conservazione sostitutiva a norma per conto dell’azienda.
I documenti digitali o scansiti vengono inviati a IX-CE tramite l’integrazione con il gestionale ERP (API/Web services) o ARXivar.
Il servizio può apporre la firma remota digitale automatica sui documenti per conto dell’azienda.
L’azienda è sollevata da ogni responsabilità connessa alle procedure di conservazione e può accedere ai propri documenti in ogni momento.
Able Tech, azienda certificata ISO 27001:2013 e accreditata AgID, assume il ruolo di Responsabile del trattamento dei dati, Responsabile della sicurezza e Responsabile del sistema di conservazione.

Workflow

La gestione informatica di un processo aziendale avviene tramite l’adozione si sistemi di workflow. Come gestire i processi aziendali in 3 step con workflow:

Mappare i flussi di lavoro

Qualsiasi tipologia di azienda si basa su processi: alcuni coinvolgono solo risorse interne, altri risorse esterne reperendo informazioni da diversi sistemi.

Disegnare i flussi di lavoro

Una sequenza ordinata di step automatizzati e task da assegnare agli utenti, ovvero disegnare una versione digitale e standardizzata di un processo.

Monitorare i processi

Attraverso una dashboard che riporta l’andamento dei singoli workflow in tempo reale, si possono ottimizzare e monitorare i processi aziendali.

Attraverso ARXivar workflow designer è possibile creare un workflow per ogni processo aziendale in modo semplice con la modalità drag&drop. Le aziende generalmente si approcciano alla gestione digitale dei processi aziendali in un’ottica di ottimizzare le risorse e migliorare le performance e può anche partire da una singola area aziendale, per poi coinvolgerle l’intera azienda.

 

Esempi di processi gestiti con workflow

La gestione dei DDT è uno dei processi più onerosi e impegnativi in termini di numeri e costi. Gestione full digital del DDT con ARXivar consente:

PER L’AZIENDA EMITTENTE

  • Predisposizione merce
  • Inserimento a sistema delle informazioni ed elaborazione DDT
  • Dematerializzazione Documento di Trasporto: Il DDT viene recapitato in formato elettronico prima della consegna della merce.
  • Archiviazione a norma del DDT con firma grafometrica

PER IL TRASPORTATORE

  • Firma Grafometrica DDT da Tablet
  • Trasporto merce e trasmissione digitale DDT

La soluzione ARXivar per la gestione delle note spese permette la dematerializzazione dell’intero processo e di acquisire i giustificativi con qualsiasi dispositivo: smartphone, tablet, scanner. La gestione nota spesa con workflow documentale avviene attraverso questi step automatizzati:

ESTRAZIONE DATI
L’OCR riconosce la tipologia di documento (scontrini / fatture /ricevute) ed estrae: data giustificativo, P.IVA emittente giustificativo, totale spesa

RICONCILIAZIONE
Il sistema popola un report associando ogni scontrino al record corretto. Report che poi potrà essere firmato grafometricamente o in digitale.

PROCESSO AUTORIZZATIVO
I documenti acquisiti vengono inviati all’ufficio HR per verifica e richiesta di integrazioni o modifiche. Le fatture (contabilità passiva) vengono inviate all’amministrazione

CONSERVAZIONE A NORMA
È possibile sottoporre al processo di conservazione a norma tutti i documenti previsti per una completa dematerializzazione del processo

 

Vantaggi della gestione nota spese con workflow documentale

I vantaggi della gestione del processo di acquisizione ed elaborazione note spese con workflow documentale sono riscontrabili sia lato dipendente, sia lato ufficio Risorse Umane:

VANTAGGI LATO DIPENDENTI

  • Procedura guidata e assistita (documentazione solo da confermare)
  • Documenti in digitale da subito
  • Notevoli risparmi su stampa, fotocopiatura, imbustamento, affrancatura e stoccaggio

VANTAGGI LATO UFFICIO RISORSE UMANE

  • Il documento viene inviato in tempo reale
  • Scambio immediato di messaggi con chi ha inviato la documentazione
  • Migliore capacità di controllo sulla documentazione ricevuta

Nel mondo aziendale odierno, l’integrità e l’etica sono diventate sempre più importanti.
Le organizzazioni cercano di promuovere una cultura di trasparenza e responsabilità. Tuttavia, esistono situazioni in cui i dipendenti possono essere a conoscenza di comportamenti impropri all’interno dell’azienda e potrebbero sentirsi riluttanti o impotenti nel segnalare queste violazioni. Qui entra in gioco la necessità di un sistema di whistleblowing.

Il whistleblowing è fondamentale per:

  1. Promuovere l’etica aziendale: Fornisce un canale sicuro per i dipendenti e altri stakeholder per segnalare attività sospette o illegali senza timore di ritorsioni.
  2. Prevenire frodi e abusi: Aiuta a identificare e affrontare tempestivamente comportamenti scorretti che potrebbero causare danni finanziari o reputazionali all’azienda.
  3. Migliorare la conformità normativa: Le leggi in molte giurisdizioni richiedono alle aziende di avere procedure per la segnalazione di violazioni.

Realizzazione:

La funzionalità di whistleblowing by Arxivar è stata progettata per affrontare queste esigenze in modo efficace ed efficiente:

  1. Canale sicuro: offre un canale di segnalazione sicuro e anonimo. I dipendenti possono presentare segnalazioni senza rivelare la propria identità, se lo desiderano.
  2. Tracciamento e gestione delle segnalazioni: il sistema consente di registrare e monitorare tutte le segnalazioni in modo organizzato. Questo permette di tenere traccia dello stato delle segnalazioni e di assegnarle ai responsabili per l’indagine.
  3. Notifiche e reporting: i responsabili dell’azienda ricevono notifiche in tempo reale quando viene effettuata una segnalazione. Inoltre, è possibile generare report dettagliati per analizzare i dati sul whistleblowing nel tempo.
  4. Protezione dei whistleblower: garantisce che le informazioni personali dei whistleblower siano rigorosamente protette, evitando il rischio di ritorsioni o discriminazioni.

Risultati:
L’implementazione della funzionalità di whistleblowing by Arxivar ha portato a risultati significativi:

  1. Aumento delle segnalazioni: grazie a un canale sicuro e anonimo, il numero di segnalazioni di comportamenti scorretti è notevolmente aumentato. Questo ha consentito all’azienda di affrontare problemi che altrimenti sarebbero rimasti non rilevati.
  2. Riduzione delle frodi e delle violazioni: l’identificazione tempestiva e l’azione correttiva hanno contribuito a ridurre le frodi interne e le violazioni delle politiche aziendali.
  3. Miglioramento della reputazione aziendale: la trasparenza e l’etica promosse dalla funzionalità di whistleblowing hanno migliorato la reputazione dell’azienda agli occhi dei dipendenti, dei clienti e degli investitori.
    In sintesi, l’implementazione del whistleblowing by Arxivar ha consentito all’azienda di affrontare con successo le sfide legate all’integrità aziendale e di promuovere una cultura di trasparenza e responsabilità.

Punti di forza aggiuntivi:

  1. Gestione di più processi/workflow: a differenza di molte altre soluzioni che si concentrano esclusivamente sul whistleblowing, la nostra soluzione è in grado di gestire fino a tre processi o workflow diversi. Questo significa che potete sfruttare la stessa piattaforma per gestire altre esigenze aziendali complesse, offrendo un valore aggiunto significativo.
  2. Personalizzazione su misura per il cliente: la nostra soluzione è altamente personalizzabile per adattarsi alle esigenze specifiche di ciascun cliente. Questo significa che non si tratta di un approccio “taglia unica”, ma di un sistema che può essere configurato in base alle vostre esigenze aziendali uniche.
  3. Servizio di assistenza in Italia: a differenza di alcune soluzioni che potrebbero avere il supporto tecnico localizzato in posizioni lontane, il nostro servizio di assistenza è basato in Italia. Ciò significa che potete beneficiare di un servizio clienti altamente reattivo e comunicare nella vostra lingua madre.
  4. Controllo completo dei dati del cliente: Tutti i dati relativi alle segnalazioni sono mantenuti sotto il totale controllo del cliente. A differenza di soluzioni che potrebbero ospitare i dati su server in luoghi remoti e poco chiari, garantiamo che i vostri dati siano custoditi in modo sicuro e che abbiate il pieno accesso e controllo su di essi.
  5. Attraverso il software IXCE è possibile portare le segnalazioni in CONSERVAZIONE ELETTRONICA a NORMA di LEGGE con valenza probatoria.

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