La gestione informatica di un processo aziendale avviene tramite l’adozione si sistemi di workflow. Come gestire i processi aziendali in 3 step con workflow:
Mappare i flussi di lavoro
Qualsiasi tipologia di azienda si basa su processi: alcuni coinvolgono solo risorse interne, altri risorse esterne reperendo informazioni da diversi sistemi.
Disegnare i flussi di lavoro
Una sequenza ordinata di step automatizzati e task da assegnare agli utenti, ovvero disegnare una versione digitale e standardizzata di un processo.
Monitorare i processi
Attraverso una dashboard che riporta l’andamento dei singoli workflow in tempo reale, si possono ottimizzare e monitorare i processi aziendali.
Attraverso ARXivar workflow è possibile creare un workflow per ogni processo/funzione aziendale in modo semplice con la modalità drag&drop. Le aziende generalmente si approcciano alla gestione digitale dei processi aziendali in un’ottica di ottimizzare le risorse e migliorare le performance e può anche partire da una singola area aziendale, per poi coinvolgerle l’intera azienda.
ARXivar Workflow è composto da un designer web per disegnare in modo intuitivo e semplice i flussi di lavoro, un workflow engine performante e scalabile per l’automazione e una dashboard per la gestione e il monitoraggio dei processi.
Workflow Engine
Il Workflow Engine è la componente che fa partire i processi, assegna le attività agli utenti e le fa avanzare secondo la procedura. Svolge anche attività automatiche applicando le regole disegnate dal progettatore del workflow. È scalabile by design, multipiattaforma e concorrente. Inoltre, espone tutte le funzionalità mediante API e quindi è facilmente integrabile con sistemi esterni
Workflow Dashboard
ARXivar Workflow Dashboard presenta in modo immediato lo stato dei processi in corso o conclusi. Permette di trovare con pochi click i processi da analizzare grazie ai filtri personalizzabili che permettono di accedere alle informazioni dell’istanza di workflow
Esempi di processi gestiti con workflow ARXivar realizzati da noi
Archiviazione e Gestione documentale dei Contratti
Settore: Assicurativo
Funzione: Vendite
ESIGENZA DEL CLIENTE
Il progetto nasce dalla necessità di archiviare digitalmente i contratti, al fine di eliminare la gestione della carta, e gestire in modo efficace le scadenze e il versioning. I nuovi contratti digitali sono caricati attraverso software dedicato e resi accessibili al personale aziendale secondo diversi livelli di permessi. I contratti pregressi sono scansionati e caricati nella piattaforma di gestione in modo da permettere il trasferimento dell’archivio cartaceo in una struttura adeguata.
REALIZZAZIONE
Sono state create delle maschere dedicate nel sistema ARXivar che permettono di caricare le scansioni dei contratti ed eventuali allegati. Impostando i parametri relativi alla scadenza di ogni documento, si attivano le notifiche automatiche indirizzate al personale incaricato della gestione. La Revisione è governata attraverso un processo dedicato che agevola la gestione del profilo del documento e della sua modifica. Ogni contratto è gestito in base ai permessi di riservatezza relativi all’area/ufficio di appartenenza di ciascun collaboratore aziendale.
RISULTATI
- Alert Scadenza
Tenere sotto controllo le date di scadenza dei contratti per il loro rinnovo, attraverso un processo (workflow) che avvisa l’utente in tempo utile per la revisione dello stesso, si è rivelata una scelta strategica per l’ottimizzazione dell’evasione delle pratiche. - Report Mensili
Per conoscere quanti contratti sono stati caricati o revisionati durante un periodo di tempo prestabilito, ogni primo giorno del mese il sistema rintraccia i documenti inseriti durante il mese precedente e crea un report consultabile dagli utenti tramite la piattaforma web. - Archiviazione Fisica dello Storico
I contratti pregressi, una volta inseriti nel sistema, sono organizzati per il loro trasferimento in scatole/buste corredate da Copertina e file Excel con i metadati ricavati dalla digitalizzazione e indicizzazione in ARXivar. In questo modo, attraverso un workflow, è possibile in ogni momento recuperare immediatamente il contratto cartaceo conservato presso una società esterna incaricata dello stoccaggio.
Reminder Verifiche: Workflow per gestire scadenze e verifiche periodiche
Settore: Servizi
Funzione: Qualità e sicurezza
ESIGENZA DEL CLIENTE
L’azienda cliente, che si occupa del noleggio e della vendita di macchinari, deve gestire le verifiche periodiche delle attrezzature e macchinari in modo efficiente e conforme alle normative vigenti. È fondamentale garantire che tutte le scadenze siano rispettate e che i documenti relativi alle verifiche siano correttamente caricati e aggiornati, per evitare ritardi e sanzioni.
Per questa ragione, l’azienda cliente presentava l’esigenza di un sistema per ottimizzare la gestione delle verifiche periodiche dei macchinari aziendali.
Questa attività deve essere assegnata ad un operatore che dovrà prenderla in carico e gestirla entro la scadenza stabilita. Al termine sarà necessario caricare il documento e aggiornare le informazioni di verifica al fine di assicurare la conformità dei dati.
REALIZZAZIONE
Il workflow “Reminder Verifiche”è stato progettato per soddisfare l’esigenza con un sistema automatizzato e affidabile per:
- Gestire le scadenze: assicura che le verifiche vengano eseguite puntualmente grazie a notifiche automatizzate che avviano il processo in anticipo rispetto alla data di scadenza prevista, permettendo al team di organizzarsi e gestirle tempestivamente. Questo approccio proattivo riduce al minimo il rischio di ritardi e assicura che le attività siano svolte nei tempi previsti.
- Assegnare il verificatore: permette di assegnare facilmente un verificatore specifico tramite l‘inserimento di un indirizzo e-mail nella variabile dedicata. Quando il task viene chiuso, il sistema invia una notifica al verificatore con i documenti migliorando la comunicazione e la puntualità nelle assegnazioni.
- Aggiornare le informazioni di profilo: facilita l’adeguamento delle informazioni di profilo, garantendo che le date delle verifiche periodiche e le relative scadenze siano aggiornate, mantenendo la conformità aziendale.
RISULTATI
L’implementazione del workflow di gestione scadenze ha portato a significativi miglioramenti:
- Maggiore efficienza nella gestione delle verifiche: l’automazione delle notifiche e l’aggiornamento continuo delle informazioni di profilo hanno aumentato l’efficienza operativa, riducendo il carico di lavoro manuale e degli errori.
- Riduzione dei rischi di non conformità: grazie alla gestione proattiva delle scadenze, il rischio di non conformità è stato notevolmente ridotto, migliorando la sicurezza e la qualità operativa.
- Miglioramento dell’organizzazione e della trasparenza: ogni passaggio del workflow è documentato e tracciabile, offrendo una gestione organizzata e responsabile delle verifiche, con un elevato grado di trasparenza.
- Gestione centralizzata di tutte le scadenze: utilizzando una piattaforma unica, tutte le scadenze di verifica vengono gestite centralmente, integrando i dati direttamente con il gestionale ERP in uso per garantire che le informazioni siano sempre aggiornate e facilmente accessibili.
- Personalizzazione della soluzione: il workflow di gestione scadenze può essere adattato alle esigenze specifiche di ogni cliente, offrendo una soluzione su misura che si integra perfettamente nei processi aziendali esistenti.
- Supporto e assistenza localizzati: il supporto tecnico e l’assistenza sono basati in Italia, garantendo un servizio clienti reattivo e una comunicazione efficace in lingua italiana.
- Sicurezza dei dati: tutti i documenti e le informazioni delle verifiche sono sotto il totale controllo del cliente, garantendo sicurezza e riservatezza dei dati.
Whistleblowing by ARXivar
Settore: Multisettore
Funzione: Qualità/231
ESIGENZA DEL CLIENTE
Nel mondo aziendale odierno, l’integrità e l’etica sono diventate sempre più importanti.
Le organizzazioni cercano di promuovere una cultura di trasparenza e responsabilità. Tuttavia, esistono situazioni in cui i dipendenti possono essere a conoscenza di comportamenti impropri all’interno dell’azienda e potrebbero sentirsi riluttanti o impotenti nel segnalare queste violazioni.
Qui entra in gioco la necessità di un sistema di whistleblowing.
Il whistleblowing è fondamentale per:
- Promuovere l’etica aziendale: Fornisce un canale sicuro per i dipendenti e altri stakeholder per segnalare attività sospette o illegali senza timore di ritorsioni.
- Prevenire frodi e abusi: Aiuta a identificare e affrontare tempestivamente comportamenti scorretti che potrebbero causare danni finanziari o reputazionali all’azienda.
- Migliorare la conformità normativa: Le leggi in molte giurisdizioni richiedono alle aziende di avere procedure per la segnalazione di violazioni.
REALIZZAZIONE
La funzionalità di whistleblowing by ARXivar è stata progettata per affrontare queste esigenze e quanto imposto dal D. LGS 24/2023 in modo efficace ed efficiente:
- Canale sicuro: offre un canale di segnalazione sicuro e anonimo. I dipendenti possono presentare segnalazioni senza rivelare la propria identità, se lo desiderano.
- Tracciamento e gestione delle segnalazioni: il sistema consente di registrare e monitorare tutte le segnalazioni in modo organizzato. Questo permette di tenere traccia dello stato delle segnalazioni e di assegnarle ai responsabili per l’indagine.
- Notifiche e reporting: i responsabili dell’azienda ricevono notifiche in tempo reale quando viene effettuata una segnalazione. Inoltre, è possibile generare report dettagliati per analizzare i dati sul whistleblowing nel tempo.
- Protezione dei whistleblower: garantisce che le informazioni personali dei whistleblower siano rigorosamente protette, evitando il rischio di ritorsioni o discriminazioni.
RISULTATI
- Aumento delle segnalazioni: grazie a un canale sicuro e anonimo, il numero di segnalazioni di comportamenti scorretti è notevolmente aumentato. Questo ha consentito all’azienda di affrontare problemi che altrimenti sarebbero rimasti non rilevati.
Riduzione delle frodi e delle violazioni: l’identificazione tempestiva e l’azione correttiva hanno contribuito a ridurre le frodi interne e le violazioni delle politiche aziendali. - Miglioramento della reputazione aziendale: la trasparenza e l’etica promosse dalla funzionalità di whistleblowing hanno migliorato la reputazione dell’azienda agli occhi dei dipendenti, dei clienti e degli investitori.
- Gestione di più processi/workflow: a differenza di molte altre soluzioni che si concentrano esclusivamente sul whistleblowing, la nostra soluzione è in grado di gestire fino a tre processi o workflow diversi. Questo significa che potete sfruttare la stessa piattaforma per gestire altre esigenze aziendali complesse, offrendo un valore aggiunto significativo.
- Personalizzazione su misura per il cliente: la nostra soluzione è altamente personalizzabile per adattarsi alle esigenze specifiche di ciascun cliente. Questo significa che non si tratta di un approccio “taglia unica”, ma di un sistema che può essere configurato in base alle vostre esigenze aziendali uniche.
- Servizio di assistenza in Italia: a differenza di alcune soluzioni che potrebbero avere il supporto tecnico localizzato in posizioni lontane, il nostro servizio di assistenza è basato in Italia. Ciò significa che potete beneficiare di un servizio clienti altamente reattivo e comunicare nella vostra lingua madre.
- Controllo completo dei dati del cliente: Tutti i dati relativi alle segnalazioni sono mantenuti sotto il totale controllo del cliente. A differenza di soluzioni che potrebbero ospitare i dati su server in luoghi remoti e poco chiari, garantiamo che i vostri dati siano custoditi in modo sicuro e che abbiate il pieno accesso e controllo su di essi.
Gestione Ordini
Settore: Produzione
Funzione: Progettazione
ESIGENZA DEL CLIENTE
L’esigenza della società di produzione, con due sedi separate, è quella di raccogliere in modo centralizzato i documenti di tipo Ordini del ciclo attivo e passivo, tenendo traccia delle relazioni tra essi e di poterli condividere con i diretti interessati. L’altra esigenza è quella di digitalizzare il processo di invio al cliente / fornitore.
REALIZZAZIONE
Tramite connettore con il gestionale si provvede all’archiviazione in ARXivar del PDF e la valorizzazione dei campi di profilo predefiniti e, in seguito, i documenti vengono relazionati tra loro (ove possibile) e, fascicolati per AOO/Cliente o Fornitore.
Gli utenti interessati potranno quindi allegare al profilo le mail o altri documenti collegati all’ordine prima di inviare il tutto via mail tramite Workflow ad avvio manuale.
Per il ciclo attivo la maggior parte delle volte l’ordine arriva direttamente in una mail.
E’ stato predisposto un Workflow per inviare automaticamente un’e-mail con allegata la Conferma d’Ordine al cliente, recuperata dall’integrazione con il gestionale, in caso l’indirizzo mail non fosse compilato viene inviata una notifica all’utente che ha avviato il processo per informarlo della mancanza e provvedere. Successivamente viene inviata una mail al Sales Manager associato al cliente, per condividere le informazioni dell’ordine e il cambio di stato del profilo.
Anche per il ciclo passivo è stato creato un Workflow per l’invio automatico di una mail, con allegato l’Ordine al fornitore, non vengono però inviate altre comunicazioni ad altri utenti in quanto sono previsti altri metodi.
Ogni sera infatti, viene inviata una mail di riepilogo all’utente che ha creato delle Richieste di fabbisogno che hanno generato un ordine.
Ogni settimana invece viene inviata una mail di riepilogo ai Responsabili interessati, in base al tipo di Ordine.
RISULTATI
- Archiviazione, Organizzazione automatizzata e centralizzata, in fascicoli elettronici multiazienda
- Consultazione dinamica e veloce per gli interessati.
- Riduzione della carta stampata.
- Gestione efficiente delle attività di invio della documentazione mediante workflow dedicati.
- Ottimizzazione dei tempi di lavoro.
Alcuni esempi di Workflow per gestire altri processi aziendali con ARXivar Next
La gestione dei DDT è uno dei processi più onerosi e impegnativi in termini di numeri e costi. Gestione full digital del DDT con ARXivar consente:
PER L’AZIENDA EMITTENTE
- Predisposizione merce
- Inserimento a sistema delle informazioni ed elaborazione DDT
- Dematerializzazione Documento di Trasporto: Il DDT viene recapitato in formato elettronico prima della consegna della merce.
- Archiviazione a norma del DDT con firma grafometrica
PER IL TRASPORTATORE
- Firma Grafometrica DDT da Tablet
- Trasporto merce e trasmissione digitale DDT
La soluzione ARXivar per la gestione delle note spese permette la dematerializzazione dell’intero processo e di acquisire i giustificativi con qualsiasi dispositivo: smartphone, tablet, scanner. La gestione nota spesa con workflow documentale avviene attraverso questi step automatizzati:
ESTRAZIONE DATI
L’OCR riconosce la tipologia di documento (scontrini / fatture /ricevute) ed estrae: data giustificativo, P.IVA emittente giustificativo, totale spesa
RICONCILIAZIONE
Il sistema popola un report associando ogni scontrino al record corretto. Report che poi potrà essere firmato grafometricamente o in digitale.
PROCESSO AUTORIZZATIVO
I documenti acquisiti vengono inviati all’ufficio HR per verifica e richiesta di integrazioni o modifiche. Le fatture (contabilità passiva) vengono inviate all’amministrazione
CONSERVAZIONE A NORMA
- È possibile sottoporre al processo di conservazione a norma tutti i documenti previsti per una completa dematerializzazione del processo
- Vantaggi della gestione nota spese con workflow documentale
- I vantaggi della gestione del processo di acquisizione ed elaborazione note spese con workflow documentale sono riscontrabili sia lato dipendente, sia lato ufficio Risorse Umane:
VANTAGGI LATO DIPENDENTI
- Procedura guidata e assistita (documentazione solo da confermare)
- Documenti in digitale da subito
- Notevoli risparmi su stampa, fotocopiatura, imbustamento, affrancatura e stoccaggio
VANTAGGI LATO UFFICIO RISORSE UMANE
- Il documento viene inviato in tempo reale
- Scambio immediato di messaggi con chi ha inviato la documentazione
- Migliore capacità di controllo sulla documentazione ricevuta
Nel momento in cui viene selezionato il candidato per una determinata posizione aperta, viene avviato un processo (o workflow) di gestione iter di assunzione. li processo prevede diversi task operativi sequenziali o contemporanei, che coinvolgono varie funzioni aziendali.
- Creazione fascicolo digitale per ogni collaboratore
- Dati sempre a disposizione dell’HR e del manager di area
- Integrazione nativa con il servizio di Digitai
- Onboarding BIX-IDE
- Conservazione a Norma
Esempi di funzioni supportate dal workflow ARXivar
- Conservazione elettronica a norma (registri iva, giornale contabile, partitari, ecc)
- Gestione pratiche di rimborso
- Gestione centralizzata PEC con conservazione a norma
- Iter autorizzativo rifiuto/approvazione fatture
- Approvazione al pagamento
- Processi per il recupero dei crediti (gestione insoluti e solleciti automatici)
- Gestione, smistamento e conservazione PEC
- Registro visitatori + norme interne aziendali
- Protocollazione documenti in ingresso e uscita
- Ricezione e smistamento richieste da parte di clienti/utenti
- Ricezione e smistamento CV
- Ricezione e smistamento corrispondenza e mail generiche (info, reclami, richieste intervento, ecc)
- Accertamento richieste da parte dei vari uffici (es: spedizioni pacchi, richieste acquisto materiali di consumo, interventi di manutenzione straordinari, ecc)
- Organizzazione CV
- Iter assunzione/dimissione personale
- Gestione contratti e firma grafometrica
- Fascicolo del dipendente
- Gestione piani formativi, gap formativo e formazione obbligatoria
- Iter autorizzativo ferie e permessi
- Iter autorizzativo note spese (con conservazione elettronica giustificativi e riconoscimento automatico - tramite OCR - delle informazioni presenti negli stessi.
- Sorveglianza sanitaria
- Portale web dipendenti con pubblicazione di informazioni e cedolini
- Conservazione elettronica a norma dei documenti HR
- Scadenziario automatico (avviso scadenza documenti del personale)
- Iter autorizzativo richieste di acquisto
- Iter autorizzativo approvazioni ordini
- Qualifica fornitori
- Gestione scadenze e rinnovi dei contratti
- Approvazione al pagamento delle fatture di acquisto
- Gestione richieste di acquisto
- Condivisione informazioni con fornitori, filiali,punti di vendita
- Accreditamento fornitori/portale fornitori/scadenziari documenti fornitori
- Esternalizzazione collaudi al fornitore
- Albo fornitori, qualifica, appalti
- Iter autorizzativo emissione ed approvazione offerte clienti
- Gestione richieste clienti
- Gestione ordini clienti
- Approvazione e distribuzione note informative/circolari/informazioni con clienti
- Gestioen contratti con firma avanzata e conservazione elettronica a norma
- Gestione gare e appalti
- Processi di verifica solvibilità del cliente
- Collaborazione e condivisione di informazioni
- Ciclo creazione nuovo prodotto
- Approvazione campagne pubblicitarie
- Distribuzione controllata loghi e immagini
Ottimizza le risorse e Migliora le performance
La digitalfulness ® non è un miraggio, scegli ARXivar per migliorare, semplificare i processi della tua azienda.